Managementul documentelor

Depozitul central de date asigura accesul simplu si confortabil la documentatia organizatiei. Utilizatorul are acces intotdeauna la versiunea actuala a documentului, in timp ce administratorii documentatiei pot identifica usor si versiunile anterioare, impreuna cu modificarile efectuate. Sistemul sofisticat de cautare va ajuta sa gasiti rapid si fara complicatii exact ce va trebuie, fara sa fie nevoie sa stiti unde este stocat documentul la momentul dat.

Crearea documentatiei este deosebit de importanta, insa atunci cand trebuie respectate termene stricte de finalizare, cand intervin revizii si deci aprobari ulterioare, pot aparea diverse probleme. Datorita sistemului nostru, veti avea procesul de creare al documentatiei sub control absolut. Sistemul este setat in functie de procesele dumneavoastra specifice, fiecare pas este alocat utilizatorului potrivit si la fiecare operatie se poate stabili un termen concret de finalizare. Doar dupa aprobarea finala, documentul se va publica pentru grupul de utilizatori stabilit. Mai mult, administratorul documentatiei are o vedere de ansamblu completa asupra intregului proces de creare.

Trebuie sa gasiti rapid un document sau o versiune a acestuia, insa tineti minte doar o parte a denumirii sale? Cu sistemul nostru de regasire full-text, nu veti mai intampina nicio problema. Depozitul central de date colecteaza informatii cu privire la documente si la anexele acestora, precum planuri, planse sau acte aditionale. De asemenea, sistemul aloca documentelor cuvinte cheie, simplificand in mod semnificativ cautarea acestora.

Documentele pot avea diferite tipuri de anexe si materiale conexe si, de asemenea, exista o persoana desemnata care raspunde in mod direct de actualizarea acestora. Evitati situatiile neplacute in care constatati ca a expirat valabilitatea unui document si nu stiti cine era de fapt persoana responsabila de documentul respectiv. Prin intermediul depozitului nostru central, puteti automatiza intregul proces. Sistemul „pazeste“ valabilitatea documentului si notifica in mod automat persoanele responsabile.

V-ati confruntat cu probleme si diferite tipuri de neconcordante in documentatie la recertificarea ISO? Poate ca nu ati reusit sa gasiti si sa actualizati toate documentele aferente sau nu ati putut informa toti angajatii cu privire la schimbarile de instructiuni sau proceduri. Solutia noastra este complet automatizata, prin urmare, nu veti mai intampina probleme de acest gen. Documentele sunt legate intre ele, inclusiv anexele, iar sistemul supravegheaza termenul in mod automat, informand persoanele responsabile cu privire la acesta. Dupa aprobarea documentului, sistemul trimite tuturor angajatilor implicati o notificare, iar acestia trebuie sa confirme in evidenta electronica faptul ca au luat la cunostinta de noua versiune.

Solutia noastra ia in considerare si utilizatorii care nu folosesc calculatorul pentru munca lor. In aceste cazuri se tiparesc procese verbale pe care se preiau semnaturile utilizatorilor offline. Scan-ul procesului verbal este apoi stocat in sistem direct la locul potrivit, astfel incat nu se poate intampla ca - de exemplu in timpul unui audit - sa nu puteti regasi informatiile necesare.